Følge innhold

Noen filer er mer relevante for deg enn for de andre i gruppen eller prosjektet. Det kan for eksempel være nye versjoner som lastes opp, eller at du vil følge kommentarer på en enkelt side. Når du følger et bestemt innhold blir du varslet via e-post når det skjer endringer i innholdet. Du følger automatisk innhold du har opprettet, redigert eller kommentert. Innholdet du følger er illustrert på hver side med et rødt “Følger” -ikon.

Kommentarer

Det er flere måter å samarbeide og diskutere med interne og eksterne aktører i systemet. Du har et diskusjonsfora i gruppene, @-omtaler og mikroblogging. I tillegg har du også kommentarer og tilbakemeldinger integrert med relaterte filer, oppgaver, hendelser osv.

Forespør filer

Med funksjonen «Forespør Filer» kan du be hvem som helst å laste opp filer til systemet ditt, selv om de ikke er medlemmer. Funksjonen er ideell hvis det dreier seg om sensitiv informasjon eller at filen(e) er for stor(e) for vanlig epost. Funksjonen ligner på den som finnes i Dropbox. 

Integrer systemet med Google Workspace

Du kan enkelt integrere systemet med din gratis Google-konto eller med bedriftsløsningen Google Workspace (tidligere G-Suite). Når du har satt opp din Google-konto i systemet kan du bruke og dele innhold med alle appene i Workspace, slik som tekstbehandling, regneark, skjemaer osv. Du kan også sette opp Google Kalender til å synkronisere med systemet.

Integrer Systemet med Google Kalender 

Systemet kan integreres med Google-Kalendere, noe som betyr at du er i stand til å planlegge hendelser og oppgaver i dine delte kalendere (for grupper og prosjekter), og at de blir automatisk synkronisert med dine, dine klienter og teammedlemmers Google-kalendere. Du kan også integrere Google-kontakter med systemet. 

Gruppekalendere

Med kalenderen kan du raskt sette opp møter med de andre medlemmene og dele gruppearrangementer. Kalenderen har alle vanlige standardfunksjoner, slikt som å opprette og gi navn til en hendelse, invitere medlemmer, sette dato for start og slutt, lokasjon om tekstfelt for innhold. Planlagte arrangementer er synlige for alle medlemmer i gruppa eller prosjektet, med mindre de er begrenset til deltakere. 

Møteinvitasjoner kommer til mottakerne via e-post og på systemets gruppe-dashboard. Svar på en invitasjon vises i den delte hendelsen, og sendes til møtearrangøren. Kalenderen kan synkroniseres med Google-kalenderen, MS Outlook, Apple iCal eller Lotus Notes via iCalendar sin synkroniserings-funksjonalitet.

Lag og integrer skjemaer med JotForm

JotForm er en nettbasert skjemabygger. Det intuitive dra og slipp-brukergrensesnittet gjør skjemabygging til en lek. Ved hjelp av JotForm kan du opprette skjemaer, integrere dem med «Notater» i systemet, motta svar via e-post eller få automatisk lagret all data fra innsendinger som en csv-fil i systemet.

Elektroniske dokumenter

Ned «Notater» kan man enkelt opprette og dele elektroniske dokumenter. Her kan flere samarbeide om å skrive og administrere dokumenter. De elektroniske dokumentene har samme funksjonalitet for kommunikasjon med medlemmer og gjestebrukere som Filer. Systemet levers med mange ferdiglagde «HMS- og Kvalitetsmaler» i Notater. For eksempel en ferdig HMS-Håndbok. På bildet til venstre ser du hvordan HMS-Håndboka enkelt kan settes opp og redigeres i «Notater». 

Oppgaver

Oppgaver står sentralt i HMS- og kvalitetsarbeid. Hmssysten.no hjelper deg til å håndtere dette. Du deler enkelt inn oppgaver i kategorier, som for eksempel «Registrere avvik», «Vernerunder» og «Medarbeidersamtaler». Så tildeler du oppgaver til deg selv, eller medlemmer av gruppen eller prosjektet. Oppgavene kan ha en frist, dato for oppfølging, synlig oppdatering på fremdrift og gjentakende oppgaver for å nevne noe.