Filer
Introduksjon til Filer
Filer-funksjonen gir brukere en måte å dele forskjellige filtyper seg imellom uten å måtte bruke e-post. Dette betyr at i stedet for å sende et viktig dokument som vedlegg til en e-post, som da kan eller ikke kan gå seg vill i kollegaens e-postinnboks, kan du laste det opp til hmssystem.no, slik at det blir tilgjengelig for alle gruppemedlemmer til enhver tid.
Fillagring er veldig viktig med den daglige driften av virksomheter, hmssystem.no gjør fildeling enkel å bruke, med sikkerhetsalternativer for konfidensialitet. Ikke bare kan du laste opp enkeltfiler, du kan opprette mapper og undermapper for å organisere innholdet. Denne artikkelen vil forklare filverktøyet og hvordan du bruker det i hmssystem.no.
Hvordan laste opp en fil
Hvis du velger rullegardinmenyen ved siden av «Last opp filer»-knappen, vil du se denne rullegardinboksen nedenfor, her vil du ha 2 flere alternativer for å laste opp filer:
- Send filer fra e-posten din
- Legg ved filer fra Google Drive
1. E-postopplasting
Når du mottar filer via e-post, kan du videresende e-posten til gruppen din, og filen vises i rotmappen. Derfra kan du flytte filer til den valgte mappen. Av sikkerhetsgrunner må noen vilkår være oppfylt for at en bruker skal kunne laste opp filer via e-post. E-postadressen du bruker må være registrert i systemet. Det vil si; Du kan bare sendte epost fra den e-postadressen som er registrert. E-postadressen du bruker må være koblet til en person med tillatelse til å laste opp filer til gruppen.
Hver gruppe har en unik e-postadresse. Du finner det ved å klikke på «Filer» i menyen til venstre for den aktuelle gruppen, etterfulgt av å klikke «Opplasting av e-post» i «Last opp Filer-menyen i øvre høyre hjørne (se bilde nedenfor).
2. Legg til Google-filer
Du kan koble Google-kontoen din med hmssystem.no og gjøre Google-filer tilgjengelige i «Filer» i gruppen din. Naviger til «Filer» i den aktuelle gruppen, og velg deretter «Legg ved fra Google Drive» fra «Last opp Filer -menyen øverst til høyre (se bilde nedenfor). Da vises en liste over filer på Google Disk. Så kan du selv bestemme hvilke filer som skal være synlige for medlemmer i den gruppen. Vær oppmerksom på at alle tillatelser for et Google-dokument administreres fra Google-kontoen din – ikke fra hmssystem.no.
Hvordan lage en mappe og undermappe
1. Opprett en ny mappe fra bunnen av
Hvis du velger ‘Ny Mappe’ vil denne boksen på bildet under her vises. Du vil få muligheten til å gi mappen navn og tildele tillatelser.
2. Last opp en mappe fra datamaskinens filer
Ved å velge «Last opp Mappe», kan du laste opp en mappe fra datamaskinen din.
Filfunksjoner
Ved å komme til denne tannhjulsknappen øverst til høyre i en fil, vil du få mulighet til å:
- Slette filen
- Klippe ut filen (for å lime den inn et annet sted)
- Kopiere filen (for å lime den inn et annet sted)
- Følge filoppdateringene
- Låse filen
- Dele filen med en gjest
Ved siden av rullegardinmenyen ved tannhjulet vil du også se alternativet «Last ned». Her kan du laste ned dokumentet for å lagre det på datamaskinen din, hvis det er ønskelig.
Hvordan filtrere og vise frem filene
Du har muligheten til å filtrere og organisere filene, se nedenfor hvor du finner disse alternativene:
- Miniatyrvisning
- Filtrer ved å skrive inn et navn
- Ordne i alfabetisk rekkefølge
- Legg til og fjern andre filteralternativer
