En ren fryd

HMS og kvalitetsarbeid blir ofte betegnet som komplisert og kjedelig. Noen har i tillegg kjøpt store, vanskelige og dyre dataprogram. Noe som bare gjorde saken verre. Samtidig har de fleste av oss blitt flinkere på å bruke sosiale medier. Med dette som bakgrunn har vi designet et enkelt system som alle kan bruke, og som er litt gøy.

Vi leverer to typer systemer. Et standarisert system eller håndbok som vi kaller det. I tillegg et system med mer funksjonalitet, og som kan skreddersys for små og store virksomheter.

Nettbasert håndbok

For mange virksomheter holder det med en nettbasert håndbok, som alltid er oppdatert på lover og regler. Her har de sin egen privat plass for dokumentasjon, og alle de rutiner og skjemaer de har behov for. Da tilbyr vi håndbøker på www.systemjobb.no.

Systemet består av ferdige maler til HMS- og kvalitetsarbeidet. Du får også forslag til risikovurderinger og skreddersydde håndbøker for din bransje og virksomhet. Bilder og dokumenter kan lastes opp og ned på PC, nettbrett og mobiltelefon. I tillegg inneholder systemet en kraftig søkefunksjon og mye mer.

Noen virksomheter trenger mer

Da tilbyr vi en utvidet utgave av www.systemjobb.no. Systemet har en HMS-vegg hvor løpende aktiviteter og innhold publiseres. Det kan være alt fra registrering av avvik, vernerunder, risikovurderinger, møtereferat og medarbeidersamtaler for å nevne noe. Nedenfor legger vi inn en samling med opplæring av nye ansatte. Daglig leder får epost når et innlegg postes på HMS-veggen.

Publisert på HMS-veggen

Møtet legger seg på HMS-veggen og under kategorien «Opplæring». Alle brukere kan kommentere hendelsen og den som opprettet innlegget kan redigere og eventuelt slette. Man kan også lagre som kladd og fortsette senere. Nedenfor ser du hvordan den publiserte aktiviteten blir på veggen.

Legg merke til at bilde er tagget med «Nye ansatte». I tillegg til kategori kan du gi en aktivitet «tagger» og dermed blir det lettere å organisere innhold. Bildet legger seg automatisk over innholdet. Du kan også laste opp kursdokumentasjon i forkant eller etter selve opplæringen. Systemet støtter Office-dokumenter, bilder, PDF, forskjellige lydfiler og video med mer.

HMS-veggen er den mest offentlig delen av systemet. Her skal alt deles med alle. Daglig leder (admin) kan imidlertid lage private innlegg på alle kategorier.

Aktiviteter, diskusjoner, liv og røre

HMS- og ikke minst kvalitetsarbeid skal være levende og pulserende i virksomheten. Det skal ikke settes bort i en perm på sjefens kontor. Ei heller på en nettbasert HMS-vegg. med modulen «Aktiviteter» får du og dine medarbeidere flere spennende verktøy for å kommunisere internt.

Meldinger

Vi er nå inn i modulen «Aktiviteter». Her kan alle brukere dele meldinger offentlig eller privat med hverandre eller en gruppe (avdeling) som de tilhører. Man kan også dele dokumenter (Se nedenfor).

Direktemeldinger

Hvis du lager en @(alfakrøll) og deretter begynner å skrive brukernavnet til den du skal sende til, lager du en direktemelding som blir sendt som epost. Ok, vi liker Twitter.

Epost-varsler

Brukeren har full kontroll over varsler på epost og kan slå funksjonen av. Men hvorfor det? Dette er både en morsom, nyttig og litt annerledes måte å kommunisere på. Fordelene er mange. ikke minst at man samler all HMS-informasjon på ett sted. Da blir det lettere å ha kontroll.

Dele dokumenter

Deling av dokumenter er viktig for et HMS- og kvalitetstyringsystem. Her kan du dele dokumenter med alle. noen få eller bare en person, slik at det blir et privat dokument mellom deg og medarbeideren.

Dokumenter kan også deles i grupper (avdelinger), en det skal vi komme tilbake til i neste innlegg.