Dokumentdeling

Medlemmer har i utgangspunktet tilgang til alt i systemet, men du kan i tillegg dele bilder og dokumenter (Filer og Notater) med hvem du vil. Alt de trenger er en epostadresse. Dette er hensiktsmessig hvis du har mange ansatte, innleide medarbeidere, eksterne aktører som bygningsingeniører, arkitekter etc.

1. Dele bilder

I forbindelse med bildedokumentasjon sa vi at man kunne sende bilde. For eksempel for å få en kommentar eller aksept. La oss fortsette eksemplet. Nedenfor ser du funksjonen gjestedeling i appen. Skriv inn epostadressen til mottakeren, legg eventuelt til en melding og trykk send. 

Mottakeren mottar da en epost

Eposten ser da ut som på bildet under her. Legg merke til at også eksterne aktører (gjestebrukere) kan kommentere bildet. Dette minsker behovet for mange eposter frem og tilbake, som ofte blir vanskelig å finne igjen. All kommunikasjon om bildet foregår nettopp på bildet selv. Man har også versjonshåndtering og oversikt over godkjennelser.  

Hjemme på kontoret har du hele tiden full oversikt på PC-en din. 

Under alle dokumenter og bilder finnes det nyttige funksjoner som du se på bildet under her. Du har for eksempel full oversikt over hvem du har delt bildet med og kan knytte oppgaver til det, for eksempel avvik.

2. Dele dokumenter

Ikke bare bilder, men alle slags filer kan deles. Mest vanlig er dokumenter i Word– og PDF-format. Nedenfor skal vi vise et eksempel med HMS-Håndboken. Internkontrollforskiften § 5 pt. 2 slår fast at arbeidsgiver skal «sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter». Kanskje det er hensiktsmessig å dele HMS-Håndboken med ansatte. Håndboken kan da deles med så mange du ønsker, bare de har en epostadresse. 

Skroll deg helt ned til bunnen av dokumentet. Der finner du samme nyttige funksjoner som med et bilde, og som sagt; Du kan dele dokumenter med så mange du vil.

Når du klikker på Del, får du flere valg. Du kan legge inn en eller flere epostadresser. Legger du inn flere må du skille dem med komma. Så kan du sende med en beskjed, legge en varsling på dokumentet og gi det et passord. Dokumentet er sikkert nok uten passord, men du har likevel muligheten. I tillegg kan du legge en utløpsdato på delingen.

Så ferdig utfylt. For eksemplets skyld har jeg satt en utløpsdato. Hvis man for eksempel skal dele en håndbok med sine medarbeidere bør det ikke være noen utløpsdato.

Informasjon om delingen vil blant annet ligge på dokumentet. Det vil også lagres på den enkelte gjest, slik at du har full oversikt over hva du har delt med hvem. 

Mottakeren får en epost med link til selve dokumentet, som er stilrent og enkelt å forstå. Dokumentet kan lagres som link eller lastes ned på mottakerens PC, nettbrett eller mobiltelefon.

Så til slutt dokumentet, slik mottakeren ser det.

Det vises selvfølgelig også på appen.

3. Del tegninger

I eksempelet med HMS-Håndboken brukte vi et Word-dokument. Ofte vil man dele PDF-dokumenter også, for eksempel med tegninger og skisser. La oss si du er prosjektleder og vil ha arkitektens mening om noe. Du sender ham en tegning og ber om en tilbakemelding. Som nevnt kan du ha et ubegrenset antall Gjester i systemet, og arkitekten kan være en av dem. Arkitekten mottar dokumentet og kan kommunisere i sanntid med deg. Se bilder nedenfor.

Arkitekten mottar epost med link til side. Avsender kan velge å ikke kreve passord.

Arkitekten åpner dokumentet og kan kommunisere i sanntid med deg. Du befinner deg sannsynligvis på en byggeplass, ens arkitekten er på sit kontoer. Nedenfor ser du det gule merket som er satt og samtalene med arkitekten. Flere kan delta i samtalen.

Det finnes utallige eksempler på typer av dokumenter hvor man ha nytte av umiddelbar kommunikasjon med andre.