Registrere og følge opp avvik

I hmssystem.no er det flere måter å behandle avvik på. Du kan for eksempel bruke ert Word-dokument (eller PDF) og laste det opp i systemet. Deretter kan du bruke de digitale mulighetene som å sende det til ansvarlig for oppfølging osv. Denne måten skal vi ikke komme inn på her. Vi hopper rett til den beste metoden, som er å bruke «Oppgaver». Se bilde under her.   

Opprett en kategori og kall den «Avvik»

Fargene hjelper deg til å skille på de forskjellig oppgavene. Oppgaver kan nemlig brukes til mye mer enn registrering og oppfølging av avvik. Som for eksempel oppfølging av tiltak fra handlingsplanen, oversikt over kursbevis, maskiner og utstyr med påminnelse for oppdateringer og kontroll etc. 

Opprett et avvik

Det finnes mange slags avvik. Vi skal lage et avvik som vi kalle «Fotlist mangler på stillas».  

Da kommer du til følgende bilde

Før du begynner å skrive om avviket kommer du til bilde du ser nedenfor. Allerede her har du mange muligheter, som for eksempel å legge ved vedlegg. Når man bruker appen kan man dermed ta bilde av avviket. Bilde legger seg så på riktig avvik i systemet. De andre funksjonene skal vi ikke ta nå. Vi klikker på «Rediger».  

Beskriv og følg opp avviket

I den guletekstbehandler-boksen beskriver du avviket. Så kan du manuelt sette «staus» på avviket. For eksempel «Pågår». Deretter setter du en forfallsdato og bestemmer om du ønsker en påminnelse, for eksempel ett par dager i forveien. Så tilegner du avviket til den som skal være ansvarlig for oppfølging. Det kan være deg selv eller andre medlemmer av gruppen. På denne måten er det bare de berørte som ser det aktuelt avviket. 

Beskriv og følg opp avviket

På bildet nedenfor er gjort noen valg av tidspunkter og satt en tidsfrist for lukking av avviket. Legg merke til at man også kan opprette en «gjentagende» oppgave. Det passer mer til gjentagende oppgaver som årlige kontroller av maskiner etc. 

Avviket er opprettet

Verre er det ikke. Nå er avviket opprettet, epost og pushmelding på app er sendt til rette vedkommende. Avviket (oppgaven) legges også inn i kalenderen til de som skal følge det opp. Ps. Manglende forlist på stillas bør behandles raskere raskere enn i dette eksempelet.   

Tilbake til Hjelp